Vamos a ver, rápidamente, unos simples pasos para organizar automáticamente el correo en Gmail y separar el grano de la paja sin mover un dedo.
Afortunadamente Gmail ya se ha dado cuenta y ha introducido una opción que aparece automáticamente: las pestañas.
Los chicos de Google tienen registrados varios remitentes que pertenecen a determinados grupos, como Facebook, Twitter, Groupon… de esta forma te lo separan en sus pestañas correspondientes siempre y cuando consultes el correo dentro de gmail. com y los smarthphones con Android, pero en el resto de dispositivos esta separación no se aplica.
Por eso vamos a trabajar con las “etiquetas”, que en realidad son unas carpetas que se sincronizan con cualquier ordenador, iPhone, iPad, Outlook… Para crear una nueva vamos a la barra izquierda y abajo del todo hay una opción para crear una nueva etiqueta:
Te aparecerá un cuadro preguntándote el nombre y si quieres que esa carpeta esté dentro de otra, por ejemplo que la carpeta trabajo incluya otras como clientes, proveedores, compañeros… De esta forma tenemos una organización mucho más concreta.
Creando filtros
Ahora viene la automatización de la organización. Para ello vamos a echar mano de una herramienta que incluye Gmail llamada filtros. Se puede encontrar en Ajustes > Configuración > Filtros (o pulsando aquí).
En la parte inferior pulsamos “Crear filtro nuevo” y nos aparecerá un cuadro de búsqueda avanzada donde configurar las opciones. En realidad lo que estamos haciendo es concretar los mensajes a los que se le va a aplicar la regla:
Es bastante sencillo: podemos buscar mails con una palabra en la dirección del remitente, en el asunto, en el mensaje, que contenga o no archivos adjuntos o que se trate de un chat. Una vez hayamos definido todas las variables pulsamos en el botón de abajo a la derecha “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda >>” para pasar a la siguiente pantalla.
En mi caso he hecho un filtro para todos los mails que contengan en la dirección del remitente el término “Google”. Ahora puedo seleccionar qué quiero hacer. Si quiero que vaya a una “etiqueta” (carpeta) concreta, la selecciono aquí:
Pulsamos “Crear filtro” y ¡listo!, así de sencillo hemos conseguido crear un sistema de organización de mails automático que se sincroniza con las diferentes plataformas que utilicemos. Este es un ejemplo en mi iPhone:
Uso de ETIQUETAS
Para poder usar los filtros de gmail, lo primero que tenemos que hacer es crear las etiquetas que necesitemos y
gestionarlas.
Para ello pincharemos en el botón de “configuración” que se encuentra
en la esquina superior derecha de nuestra página de gmail. El símbolo es
una especie de rueda/flor. Una vez dentro del menú pincharemos en el
apartado “configuración” y una vez dentro de este panel de
herramientas pinchamos en “etiquetas”. Aquí podremos crear etiquetas,
y etiquetas dentro de etiquetas, a nuestro antojo. Cuando creamos una
etiqueta automáticamente se crea una carpeta con el mismo nombre,
luego veremos para qué sirve esto.
Las “etiquetas del sistema” son etiquetas que vienen ya creadas por defecto por gmail y todos tenemos en
nuestro correo, si no las vamos a usar las podes “ocultar” pinchando en la opción correspondiente.
Para crear una etiqueta nueva solo tenemos que hacer clic en “crear etiqueta nueva” y darle un nombre a
nuestra etiqueta por ejemplo “proyecto comunicación”, con este nombre etiquetaremos todos los correos
que lleguen a nuestra bandeja de entrada y que estén relacionados con este proyecto.
De esta misma forma podemos crear todas las etiquetas y etiquetaras (etiquetas dentro de etiquetas) que
deseemos para organizar todo nuestro correo. Para crear una etiqueta dentro de otra remostaremos sobre Anidar
etiqueta en: y elegiremos la etiqueta madre en el desplegable de abajo (para eso antes deberemos haber
Usa etiquetas anidadas
Las etiquetas te permiten clasificar los mensajes con el texto descriptivo que quieras. Por ejemplo, puedes usar las etiquetas "Personal" y "Trabajo" para separar los correos según su ámbito.
Pero si usas muchas etiquetas distintas, en vez de ayudar te hacen perder más tiempo. Una solución es usar las etiquetas anidadas, es decir, ordenadas jerárquica mente de modo que unas están dentro de otras.
Aprende a utilizarlas en nuestro artículo sobre etiquetas anidadas de hace unos meses.
Destaca mensajes con 12 tipos de estrellas
Destacar un mensaje es tan fácil como pulsar el icono de estrella que aparece en la lista de mensajes. Así, puedes acceder a estos mensajes más rápido desde la etiqueta Destacados de Gmail.
¿Pero son todos tus mensajes destacados igual de importantes? A veces querrás destacar un mensaje de forma más precisa que con una única estrella. Lo consigues con distintos tipos de destacados.
Para configurar estos destacados, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña General, busca el apartado Estrellas.
Arrastra las estrellas que quieras a la columna En uso, dejando el resto en Sin uso.
También las puedes re ordenar a tu gusto. Ten en cuenta que aparecen por orden, así que es mejor poner las que más usas al principio.
Una vez las has configurado, úsalas igual que las estrellas normales: haciendo clic en el icono de estrella. Otro clic y saldrá la siguiente, y así sucesivamente.
Las reglas de etiqueta en la
comunicación personal son indispensables, tanto en el mundo de los
átomos como en el de los bits. Y aunque los propósitos para comunicarnos
pueden ser variados, todos queremos que nos entiendan cuando decimos
algo en cualquier idioma. El uso del lenguaje tiene reglas básicas de
uso según al medio que utilizamos. Es importante recordar que no es lo
mismo decir las cosas hablando que por escrito. No podemos usar las
mismas reglas cuando se requieren diferentes tipos de redacción: un recado en papel, un email, un memo, una carta de trabajo, etc.
Pensemos en una situación imaginaria en la que sólo fuera posible
comunicarse vía correo postal y recibir respuesta a una carta tomara,
como tiempo mínimo, 15 días. Puedo apostar que cualquiera pensaría más
de dos veces lo que escribe, porque un error de comunicación costaría
por lo menos 30 días de angustia para intentar corregirlo. Si bien es
cierto que el email nos ha salvado de un escenario así, también hay que
tomar muy enserio las reglas de etiqueta al escribir en este medio tan
inmediato de comunicación, al menos si deseamos obtener algo a cambio de
nuestro acto de comunicarnos. Por eso aquí te presentamos 10 reglas
esenciales de etiqueta para escribir un email.
Gritar nunca a sido cordial, no importando en que medio lo
hagas. En el lenguaje hablado tiene un alto costo social, es muy mal
visto. En un email también: No escribas en mayúsculas ninguna palabra en
un mensaje a título personal. Sólo en mensajes oficiales (memos,
correos electrónicos con fines de trabajo) que pretenden usar jerarquía
de información para facilitar la lectura: título, subtítulo, párrafos
informativos, pudiera haber alguna excepción.
2.
Sé concreto
La ventaja de que el email sea un medio inmediato de
comunicación es también una desventaja cuando somos quien recibe. Si te
pones en el lugar del otro cuando escribes entenderás que leer textos
muy extensos puede significar dejar de leer otro de los tantos correos
que se han recibido en el mismo momento. Esto es motivo suficiente para
que alguien pudiera no leer tu envío.
3.
Un saludo adecuado
Mide el nivel de respeto de la persona a quien escribes para
elegir el tipo de saludo que debes emplear. Siempre inicia con un saludo
sencillo y puedes ir aumentando gradualmente el respeto si amplías el
saludo con el nombre, apellido o título que ostenta el destinatario.
4.
Comienza con el título
Hay que recordar que el correo electrónico tiene partes
básicas: título, saludo, cuerpo y firma. Todas las partes son
importantes, pero la que llega primero al destinatario y podría
determinar que el email sea o no sea leído por completo, es el título.
Utiliza las menos palabras posibles que resuman el contenido de todo el
correo. Es una atención muy bien recibida que desde el título ofrezcas
información suficiente para que el otro pueda detectar el nivel de
importancia que tiene tu mensaje y decida si lo lee de inmediato o puede
esperar a un mejor momento.(buenos títulos)
Reenviar un correo a uno o varios destinatarios es de muy buena
educación cuando se solicita que así lo hagas. Pero si no te lo piden,
es mejor no pecar de atento porque se pueden generar cadenas innecesarias que saturan el INBOX de quien reciba.
6.
Respeta los derechos de autor
En la medida de lo posible, busca siempre dar crédito a lo que
no te pertenece, aunque es socialmente aceptado que el email es un
sistema de comunicación personal, es bien sabido que ninguna
información enviada por email es 100% privada. Un envío personal se
puede convertir en una cadena y existen penas severas para el que
distribuye material original sin los debidos derechos (Copyright on the Web ).
d
7.
Avisa de los destinatarios ocultos
Usar destinatarios ocultos, sobre todo en la comunicación en
ambientes de trabajo, puede ser muy rudo si el mensaje es para una
persona solamente y daría lugar a malentendidos (porque el destinatario
siempre es avisado si hay destinatarios en copia oculta). Si estas
escribiendo un mensaje para tus actividades profesionales, usa mejor el
espacio de copia tradicional y trata de incluir debajo de la firma las
siglas de copia (cc) junto con los nombres de las personas incluidas.
Este es el mismo formato que se emplea en la papelería oficial física y
te hace ver como una persona seria que no tiene nada que ocultar.
Usa corrección ortográfica.
8.
Utiliza los signos de puntuación y las reglas ortográficas
Hazlo con la atención necesaria al idioma en el que escribas.
Es un símbolo de respeto a la persona que recibe y muestra tu
profesionalismo (About.com: Ortografía y Redacción).
Sólo en caso de que por razones técnicas no pudieras usar los acento,
haz mención en el correo con una leyenda: “Este correo ha sido redactado
sin acentos en forma intencional por razones de técnicas de
comunicación”.
redacción formal.
9.
La firma oficial
Si utilizas un correo electrónico corporativo, es importante
que revises el manual de uso de la empresa, es importante que utilices
por ejemplo las firmas corporativas de declaración de intenciones, en
donde se especifican cuestiones de seguridad o niveles de
responsabilidad de los mensajes enviados. De la misma forma las empresas
frecuentemente especifican el manual de identidad que debe seguirse al
redactar un correo desde tu cuenta laboral.
sobre simple.
10.
No diseño
No hablamos de una regla estética, sino práctica, los diseños
añadidos al texto de tus correos electrónicos (gif animados, gráficos en
formato HTML) pueden provocar que alguno de tus destinatarios no pueda
leer el correo, ya que no todos pueden acceder a mensajes codificados
con HTML.
Las etiquetas te permiten clasificar los mensajes con el texto descriptivo que quieras. Por ejemplo, puedes usar las etiquetas "Personal" y "Trabajo" para separar los correos según su ámbito.
y selecciona Configuración. En la pestaña General, busca el apartado Estrellas.
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